Las empresas de hoy buscan constantemente ser más rentables y tener un mayor control sobre sus costos. Seguro te sentís identificado con esta premisa, por eso te decimos que la mejor forma de conseguir este propósito es realizando un seguimiento, análisis y control de las actividades comerciales de tu empresa a través de un sistema de gestión.
Gracias a estas herramientas universales, las organizaciones son capaces de integrar todas las áreas de su negocio (finanzas, ventas, servicios, proyectos, fabricación y muchas otras más); obteniendo analíticas de parámetros clave del negocio y una visión general de todo lo que acontece en la empresa.
De esta forma, es posible analizar la productividad, atendiendo las necesidades de crecimiento, optimización y rentabilidad de los procesos de negocio, de forma coordinada.
Si no tenés un sistema de gestión para punto de ventas o si querés cambiar el que estás usando, es preciso que conozcas cuáles son las preguntas que debes hacerle a los proveedores de este tipo de herramientas, para que en función de sus respuestas tengas la oportunidad de tomar la decisión más adecuada.
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La implementación de un eficaz software de gestión en tu empresa representa una inversión importante. Por eso, es importante definir claramente la estrategia, los requisitos, las prioridades y las expectativas antes de comprometerte para evitar retrasos en el proyecto o, lo que es peor, la selección incorrecta del proveedor. Preguntarles abiertamente lo siguiente:
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¿Qué módulos ofrece el software de gestión?
Es necesario que busques adelantarte o analizar las necesidades a corto, mediano y largo plazo. Esto es porque en el futuro podés necesitar algunos módulos que ahora no considerás necesarios, pero es importante saber si tu proveedor de software los ofrece.
Ejemplo de estos módulos pueden ser: producción, ventas, compras, control de almacenes, logística, contabilidad, medios de pago, CRM, etc. Al final siempre será mejor tenerlo y no necesitarlo momentáneamente, a llegar a necesitarlo y ni siquiera tenerlo a disposición.
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¿El hardware de mi empresa puede soportar su programa de gestión?
Tenés que considerar quién será el encargado del mantenimiento tanto del hardware como del software. Del mismo modo, tenés derecho a saber con certeza si las computadoras actuales soportan la nueva solución informática.
En este mismo orden de ideas, necesitás saber si es una solución en la nube. ¿Por qué? Porque cada vez hay más empresas que deciden trabajar bajo esta modalidad, para entre otras cosas, salvaguardar su información.
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¿Qué tipo de soporte ofrecen?
Esta es una pregunta realmente importante, sobre todo en los primeros pasos con el programa. Precisás saber a ciencia cierta por parte del proveedor qué tipo de soporte ofrecen: ¿telefónico?, ¿por email?, ¿con foros?. Así como también deben informarte acerca del tiempo de respuesta en caso de las incidencias que puedan surgir y, si ofrecen servicio de implementación y de post venta.
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¿Es una solución que permite personalizaciones y actualizaciones fiscales?
En el mercado existe diversidad de opciones, entre ellas las aplicaciones que aunque son un poco más baratas generalmente, son sistemas cerrados que obligan a los clientes a adaptarse al programa que adquieren.
Una solución personalizable te brinda la oportunidad de realizar cambios e incorporar sólo las funcionalidades que pueden ajustarse a la forma de trabajar de tu equipo y a la naturaleza de tu empresa.
Si por ejemplo, en un futuro la empresa evoluciona, el sistema de gestión puede evolucionar con ella. En la sociedad actual, las cosas cambian a gran velocidad. Es importante preguntarle al proveedor si es una herramienta que se mantendrá actualizada a los cambios legislativos, fiscales, contables etc.., ya que si no lo hacen probablemente se quedará pronto desactualizada.
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¿Qué métricas y analíticas se pueden consultar con el software?
Los datos que se pueden buscar suelen ser diferentes, dependiendo de aquello en lo que se quiera poner mayor énfasis para la evaluación en un momento determinado; pudieran ser los análisis de ventas, qué productos tienen más salida o qué tiendas venden más, cuál o cuáles requieren refuerzo, incluso qué productos necesitan un impulso extra para poder venderse.
Ante esta diversidad de información, es importante que puedas contar con un buen análisis de datos, el cual puede hacerse en forma de vistas o reportes. El proveedor debe hacerte saber si su plataforma trabaja apegada a estas importantes mediciones y cuáles en concreto realiza.
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¿Es posible tomar referencias de su comunidad de usuarios?
Muchos proveedores de sistemas de gestión disponen de una sólida base de datos de quienes han hecho uso de sus servicios. Incluso, hacen eco de sus experiencias a través de la web de ellos.
Lo interesante de esto es que a través de sus testimonios proporcionan una verdadera mirada de lo que significa ser un cliente del proveedor del software. Es una oportunidad que tenés para elegir tus historias favoritas de éxito, que se asemejan a los que vos estás apuntando a alcanzar y que por ende guardan relación con lo que a vos te dedicás.
Conclusiones y recomendaciones extras
Cada organización es diferente. Así como no existe un sistema de gestión para todos, no existe un proceso de selección estándar para todos. Sin embargo, te presentamos seis preguntas claves que debés plantearte antes de comenzar tu proceso de selección y planificación, para que posteriormente se las presentes a los candidatos a ser tu posible proveedor.
Si te tomás el tiempo para considerar en caliente estas preguntas, será más probable que selecciones la solución adecuada para tu empresa y la implementes con éxito.
Desde Zoo Logic consideramos que los puntos que te suministramos en esta publicación son imprescindibles, y tenés que enfocarlos muy bien a la hora de escoger un buen proveedor de software de gestión para tu empresa.
Te invitamos a que explores a fondo y preguntes todo lo que vos sepas que te va a hacer sentir muy seguro del paso que vas a dar. Del mismo modo te exhortamos a que conozcas las soluciones tecnológicas que tenemos para ofrecerte, haciendo clic acá.
