Disponer de un sistema de gestión es fundamental hoy más que nunca para todo tipo de empresas (pequeñas, medianas o grandes), por ello es crucial saber escoger el adecuado. Pero, se debe considerar que cada empresa es única; y por lo tanto, tiene unas características, necesidades y perspectivas de futuro muy particulares.
Son muchas las ventajas y beneficios que ofrece un software de gestión en torno a la administración de cualquier empresa. Pero, poco se habla de los fallos más habituales que se cometen antes y durante su implementación; así que para optimizar la gestión de tu empresa, te contaremos en este artículo los errores más comunes que debés evitar al implementar un sistema de gestión para comercios y empresas.
¿Por qué es tan importante saberlo? Sencillo, la razón obedece a que en la actualidad estas plataformas representan las herramientas más populares que rodean a las empresas en su proceso de digitalización. Hay muchas de ellas en el mercado, por lo que se precisa conocer las ventajas y debilidades que podemos tener ante ella para no encontrarnos con sorpresas.
Fallos más habituales cuando se elige un sistema de gestión
Error #01: Olvidarse de establecer objetivos y requisitos del software
Solución: Definí claramente los objetivos que querés lograr con el programa y los requisitos mínimos que debe cumplir para alcanzarlos. Si hacés esto, vas a poder seleccionar el software adecuado y evitarte errores muy costosos durante la implementación.
Debés tener en cuenta no solo tus necesidades actuales, sino pensar que tu empresa puede crecer en recursos, tipos de servicios o productos que ofrece, personal, oficinas… por lo que debés tener en cuenta la adopción de un software de gestión que sea escalable, modular y que pueda ir personalizándose con el paso de los años. ¿Un ejemplo? Dragonfish.
Error #02: Desestimar la participación de los trabajadores
Solución: Durante la instalación e, incluso, durante la valoración o elección del programa, tenés que hacer partícipe a todas las áreas de tu negocio que van a trabajar con él.
Resulta trascendental hacerlo desde el principio, porque así te será posible identificar fácilmente aquellos procesos que ralentizan o retrasan las actividades a los trabajadores; con esta información tendrás la oportunidad de diseñar estrategias o procesos más efectivos.
Error #03: Omitir la capacitación y formación
Solución: Tanto tus empleados como vos deben tener la formación necesaria para utilizar el software de gestión comercial. A través de la capacitación, que debe brindarte la empresa responsable del que estés considerando, aprovecharás al máximo las características y funciones de la aplicación empresarial.
Si el programa no cuenta con este tipo de servicios en su oferta de forma estándar, es recomendable que pidas presupuesto o contrates una formación a medida. Ahora bien, para evitarte tanto drama es mejor optar por uno que lo tenga integrado a su propuesta, por ejemplo Zoo Logic; obtener sólidos conocimientos de la mano de un experto del programa será útil para sacarle el mayor rendimiento al programa de gestión que vayas a elegir.
¡Otra cosa! Informate sobre el proveedor, su reputación, reseñas de clientes, opiniones de antiguos clientes, etc. Así tendrás una idea clara de lo que vas a contratar, además podrás detectar o solucionar errores antes de que afecten a la operativa de la empresa.
Error #04: Prescindir de un plan u hoja de ruta
Solución: Antes de dar el paso de implementar ese software que le está coqueteando a tu mente es importante que diseñes una suerte de hoja de ruta o plan de implementación. ¿Para qué? Te ayudará a mantener el proyecto dentro de los plazos establecidos, además evitará retrasos innecesarios durante la puesta en marcha. En otras palabras, fijate fechas para consultar información acerca de los programas, probarlos, contratar uno de ellos y ponerlo en marcha.
Error #05: Excluir la vital importancia del equipo de soporte técnico
Solución: Aún en estos tiempos hay quienes creen que el soporte técnico representa una pérdida de tiempo y dinero. ¡error! Te aconsejamos que busques una empresa que incluya el servicio de soporte, cuanto más accesible mejor, ya que para el uso de este tipo de programas es prácticamente vital contar con la asistencia de un profesional o experto en el software. Además de dudas de funcionamiento, podés reportar bugs o hacer peticiones para futuros desarrollos.
Ojo visor para atinar a un buen sistema de gestión
Si no querés malgastar tiempo y dinero, es muy importante que no te dejes llevar por apuros, incluso las recomendaciones de amigos porque “en su empresa están encantados” con un determinado software de gestión requiere investigación de tu parte; ya que como te comentamos al principio, no todas las empresas funcionan igual ni necesitan lo mismo.
No tomes decisiones precipitadas basadas en indicios erróneos. Una mala decisión puede hacer fracasar tu negocio, seguí las soluciones que te acabamos de detallar en este artículo, para atajar los fallos más frecuentes que se suelen cometer. ¡Asegurá el éxito en tu camino hacia la eficiencia empresarial, contactanos y con gusto te guiaremos!
