En nuestros días, donde la digitalización vive marcando la pauta del crecimiento empresarial, un software de facturación electrónica representa una herramienta inestimable, indistintamente del tamaño y rubro del negocio; porque proporciona una forma organizada de ejecutar un seguimiento de los pagos y generar, enviar, recibir y almacenar facturas con destreza.
Este tipo de programas suele incluir funciones adicionales como la integración con otros sistemas de gestión empresarial. De hecho, existen diversos software de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas conectadas con la nube, que te brindan la oportunidad de visibilizar los indicadores más importantes para tu empresa; o que incluso facturan offline, pero que te permiten respaldarlos luego en la nube, por ejemplo Dragonfish.
En comparación con la forma tradicional, la facturación electrónica no requiere la introducción manual de datos, ni mucho menos facturas en papel que pueden dar lugar a costosos errores. En su lugar, todos los datos se almacenan electrónicamente en una base de datos segura, que permite un procesamiento más rápido y preciso.
La automatización es especialmente útil para las empresas que tienen que procesar un gran número de facturas con regularidad.
Ventajas que ofrece un software de facturación electrónica
- Reducción de costos. Te evitas los costos de papel, envío y almacenamiento de documentos físicos. Al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente se reduce el riesgo de error humano, que puede dar lugar a costosos errores, ya que todos los datos se almacenan electrónicamente en una base de datos segura.
- Mayor eficiencia y rapidez en el procesamiento. El procesamiento de facturas electrónicas es más rápido y eficiente que el procesamiento de facturas en papel. Hoy por hoy existen empresas que todavía utilizan facturas en papel, cuya gestión puede resultar engorrosa y llevar mucho tiempo. Al utilizar un sistema de facturación electrónica, pueden reducir la cantidad de papeleo que necesitan gestionar y agilizar su proceso de facturación.
- Mejora la transparencia. La factura electrónica ofrece mayor transparencia en la gestión de documentos financieros. Además, proporciona facturas más específicas y puntuales. Al generar facturas automáticamente, podés tener la garantía de que tus facturas son concisas y están actualizadas; lo que asegura que tus clientes reciban sus facturas a tiempo, reduciendo a su vez el riesgo de retrasos en los pagos.
- Optimiza la trazabilidad y accesibilidad. Es más fácil rastrear y acceder a las facturas electrónicas, lo que simplifica la auditoría y la contabilidad. Del mismo modo, la facturación electrónica te permite hacer un seguimiento más sencillo de los pagos y gestionar tus finanzas de forma más eficiente; al actualizar automáticamente los pagos en el sistema.
- Ofrece total seguridad y privacidad. Todos los datos se almacenan en una base de datos segura, lo que garantiza que sólo el personal autorizado tenga acceso a ellos. Esto ayuda a proteger la información de los clientes y contribuye a garantizar que todos los pagos se realicen de forma segura.
Características que debés considerar para escoger el ideal
La implementación de programas de facturación electrónica es fundamental, por lo que resulta importante tener en cuenta varias claves al momento de evaluar a los proveedores, para que puedas reconocer asertivamente el que mejor se adapte a tus necesidades. Tu software debe:
- Ser fácil de usar. Tiene que ser intuitivo y fácil de usar, que le permita a todo tu equipo de trabajo generar facturas y realizar el seguimiento de los pagos de forma rápida y simple.
- Ser seguro. Es necesario que esté protegido por un formato digital seguro, capaz de garantizar que todos los datos estén a salvo y resguardados. Del mismo modo, tiene que proporcionar un alto nivel de privacidad, garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a los datos.
- Estar automatizado. Porque te permitirá enviar facturas y hacer un seguimiento de los pagos de forma rápida y sencilla. Esto es esencial si tenés que procesar un gran número de facturas con regularidad.
- Ser accesible. El programa debe tener un precio razonable y ofrecer una variedad de funciones que satisfagan las necesidades de tu empresa.
¿En quién podés confiar?
En Zoo Logic, porque desarrolla sistemas de gestión para puntos de venta que simplifican el procesamiento de tus facturas electrónicas. Está orientado a emprendedores, pymes y grandes empresas que buscan mejorar los procesos de sus negocios y optimizar sus recursos.
Más de 5000 empresas de diferentes tamaños y múltiples rubros encontraron en Zoo Logic un aliado que se adaptó perfectamente a sus necesidades y los ayudó a crecer. Muchas de ellas confiaron en el software estrella de la marca: Dragonfish, por ser completo, sencillo y adaptable a las necesidades de cualquier negocio.
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