No es de extrañar que para muchos empresarios sea una difícil tarea la elección del software de facturación ideal. Esto viene dado por la vital importancia que le reviste, al tener que registrar y procesar los datos contables, que deben ir alineados con los propósitos del negocio.
Los programas más comunes van desde el registro de las ventas y emisión de las facturas hasta tareas más completas que incluyen el registro de compras, guías de despacho, notas de crédito y débito, emisión de presupuestos y control de inventario.
Entendemos que vos estás necesitando herramientas que te permitan ser ágil y eficiente, por eso estás leyendo este artículo. Así que bien, nosotros te daremos a conocer algunos conceptos y recomendaciones básicas, que te ayudarán a tomar una decisión acertada con el software de facturación que buscás para tu negocio.
Consejos claves para elegir el mejor software de facturación
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Verificá que tu elección garantice el Retorno de la Inversión
El Retorno de la Inversión (ROI) es un factor fundamental a la hora de elegir cualquier software, porque te dará mayores luces sobre si vale o no la pena invertir en ese nuevo programa de facturación.
Para calcular el ROI de un programa de facturación, debés tener a mano los datos relacionados con el costo del software, licencias, tecnología y servicio técnico para la instalación y puesta en marcha.
Luego, tenés que considerar los beneficios esperados, prestando especial atención a las áreas afectadas de manera directa e indirecta y los aspectos intangibles; además de evitar la sobre estimación de ganancias. Finalmente, debés establecer una comparación entre ambos resultados y a partir de allí tomar la decisión adecuada.
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Certificá su total seguridad y acceso a la información
El riesgo de pérdida de información debe estar minimizado por completo, por lo que debés constatar que el software disponga de acceso diferenciado y alerta de procedimientos clave.
Esto obedece a que tus datos estén siempre seguros, respaldados y disponibles. Preferiblemente con opciones de acceso remoto y backup, aunque sí tiene soluciones cloud mucho mejor. Por ejemplo, en Zoo Logic disponemos de Dragonfish, que gestiona la seguridad de tus locales desde zNube en forma simple y centralizada; cuenta con backups automáticos locales y en la nube, además permite la administración de perfiles y usuarios.
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Asegurate que disponga de un sistema de facturación en la nube
El propósito de esto es simplificar la gestión de tu negocio, reduciendo el tiempo dedicado a hacer y enviar facturas; por lo que en estos tiempos es preciso que el software se apoye en el método de facturación en la nube que te proporcione una visión clara y la oportunidad de evolucionar en tu forma de vender y de controlar los registros que servirán para optimizar también la actividad contable.
Ponemos a tu disposición un sistema de facturación en la nube que funciona de forma sencilla e intuitiva. Vas a poder facturar en cualquier lugar, ya sea en el local, en un showroom, en el depósito, en la calle o donde estén tus clientes. ¿Cómo facturás? Escaneando el código de barras o también buscando por artículo o por cualquiera de sus características.
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Comprobá que tenga un buen soporte técnico
Con cierta frecuencia tendrás que recurrir a la ayuda para realizar algunas operaciones. Y en algunos casos también te verás en la necesidad de solicitar la asistencia del soporte técnico, algo absolutamente normal cuando se empieza a trabajar con un programa nuevo.
Lo ideal es que dicho soporte trabaje de forma profesional, tenga una respuesta rápida y te brinde toda la ayuda necesaria para poder manejar tu software de gestión.
En Zoo Logic disponemos de una Mesa de Ayuda en la que podrás consultar todas tus dudas como usuario. También podés contactarnos con cualquier pregunta o necesidad que te surja.
Top de características ideales que deberá tener tu programa de facturación
Opciones en cuanto a programas de facturación se refiere hay por montón en el mercado. Pero, cada organización tiene necesidades y una dinámica de operaciones diferentes, por lo que se dificulta la elección del adecuado.
Así que es necesario que la aplicación que vos elijas cumpla con las siguientes características:
Regirse bajo las normativas vigentes
Bien sea una aplicación a medida o un software comercial, este debe considerar los diferentes tipos de impuestos, tasas, transacciones y gravámenes que se encuentren en vigencia. Además de permitir, sin mayores inconvenientes, el registro de comprobantes y adecuarse a los cambios de legislación que ocurran durante la vida útil del software.
Ser flexible y adaptable a tu negocio
Un sistema de facturación con funciones que no necesitás, dista mucho de ser una buena elección. Resulta ideal, que la solución de software que escojas se adapte a tu modelo de negocios y te ofrezca las funciones que requieras, al tiempo de dejar abierta la posibilidad de incorporar otros módulos a medida que se necesiten.
Permitir fácil integración con otros sistemas
Incorporar un nuevo programa para facturar no debería significar la modificación de los sistemas existentes. Este debería estar en capacidad de integrarse con otras soluciones de software, con servicios adicionales.
Generar reportes avanzados
Es indispensable que el software de facturación genere reportes, porque estos representan una de las mejores herramientas para la toma de decisiones. Así que resultaría ideal que con tu aplicación tenga la opción de generar gráficos de ingresos, ventas, artículos más vendidos, menos vendidos, etc. e interesantes comparativas periódicas cuando lo necesités.
¿Ya estás listo?
La mejor manera de saber si un programa de facturación es para vos, es conociéndolo. Consultá con los profesionales y conseguí el software que necesitás para optimizar tu negocio.
¿Tenés más dudas? No te preocupes, consultá las Preguntas Frecuentes. ¡Estamos para servirte!
